(tekst je objavljen u Progressive magazinu br. 198, jun 2022)

 

AGILNA TRANSFORMACIJA – ZBOG ČEGA I KAKO?

 

Ciklusi inovacija u svim industrijama se skraćuju, kompanije su primorane kako novim zahtevima potrošača, tako i konkurencijom, da sve češće plasiraju nove proizvode. Ako niste agilni vrlo je velika verovatnoća da u sledećih nekoliko godina nećete postojati na tržištu ili ćete postati potpuno irelevantni.

 

 

Puzzle Software postoji od 2009. godine i bavi se razvojem softverskih proizvoda za klijente koji nisu iz softverske industrije. To su kompanije iz industrije bankarstva, telekomunikacija i FMCG-a. Edukativni centar Agile Serbia u okviru Puzzle Softwarea kreiran je 2011. i bavi se primarno organizovanjem sertifikacionih kurseva za Agilno poslovanje.

Vremenom, pored kurseva, počeli su da se bave i in-house Agile coachingom, tako što pomažu klijentima da implementiraju agilno poslovanje u svojim kompanijama. “Ideja o Agile coachingu se rodila tako što se mnogim našim klijentima dopao naš način rada, pa su nam tražili da im pomognemo u Agilnoj transformaciji”, ističe Marko Branković, osnivač kompanija Puzzle Software i Agile Serbia.

Molim da našim čitaocima objasnite šta znače termini Scrum i agilno poslovanje.

Agilno poslovanje je nastalo kao nova paradigma poslovanja u IT industriji pre više od 20 godina i zasniva se na tome da se iterativnim i inkrementalnim pristupom razvoju proizvoda ili projekta na tržište plasira najveća moguća vrednost u najkraćem mogućem roku. Posle svake iteracije vršimo inspekciju vrednosti, a u novom inkrementu se adaptiramo na promene u zavisnosti od rezultata sa tržišta ili od klijenta.

Narodskim rečnikom, u ovom pristupu nije bitno napraviti specifikaciju koju ćemo slepo pratiti i po svaku cenu lansirati proizvod na tržište koji možda nije adekvatan, nego dati tržištu ono što za njega ima najveću vrednost. A vrednost određujemo tako što razvijemo nešto i testiramo ga na tom istom tržištu, zatim dobro zadržimo, loše izbacimo i dodamo opet nešto novo.

Scrum je samo jedan od mnogih agilnih okvira koji se koristi isključivo za razvoj novog proizvoda koji je kompleksan i podložan stalnim promenama.

Kako su ovi termini ‘dospeli’ u svet biznisa i FMCG industrije?

U poslednjih 20 godina ciklusi inovacija u svim industrijama se skraćuju, tj. kompanije su primorane, kako novim zahtevima potrošača, tako i konkurencijom, da sve češće plasiraju nove proizvode, uvek zanimljivije i bolje nego ranije. Ne tako davno, ciklus inovacija je bio na par godina, danas je to 6 meseci ili godinu dana. Ako niste agilni vrlo je velika verovatnoća da u sledećih nekoliko godina nećete postojati na tržištu ili ćete postati potpuno irelevantni.

Što se tiče FMCG industrije, ona je u smislu same proizvodnje prilično moderna i efikasna. Koristi se Lean pristup kao i Six Sigma koji jesu jedna vrsta Agilea i rešavaju mnogo izazova u proizvodnji.

FMCG industrija takođe ima mnogo inovacija kao i kompleksnih projekata i proizvoda. Logičan korak je kada imaš izazov da pogledaš kako je to neko drugi rešio i prilagodiš pristup svom domenu. Tako je po primeru iz IT industrije, pored ostalih, i FMCG industrija ušla u svet agilnog poslovanja.

Na svetskom nivou znamo da mnoge kompanije kao što su Coca-Cola, JTI, BAT i drugi već imaju čitava odeljenja koja se bave agilnim poslovanjem. U Srbiji je uglavnom još u začetku.

Na koji način se agilno poslovanje razlikuje od tradicionalnog?

U tradicionalnom modelu rada kompanije imaju veoma duboku hijererhiju. Odlučivanje je veoma sporo zato što mora da prođe mnogo tačaka koje treba da se slože sa odlukom. Organizaciona struktura je često podeljena u silose. Koristi se waterfall pristup koji ima fazu planiranja, fazu egzekucije i fazu zatvaranja projekta.

Za inovativne projekte koji su kompleksni i promenljivi ovaj način prosto ne funkcioniše, tj. donosi završetak celog projekta uz kašnjenja i probijanja budžeta.

Za razliku od tradicionalnih, kompanije koje su agilne (ili to žele da budu) moraju da delegiraju što je moguće više odlučivanja na timove, tako što se postave jasni okviri u kojima se timovi kreću i definišu se jasna pravila igre. U precizno određenim granicama, timovi mogu da donose odluke odmah i sada. Agilni timovi imaju potpuno transparentan rad. Svi zainteresovani u organizaciji mogu u svakom trenutku da vide gde je implementacija. Agilni timovi vole promene i negativne komentare tržišta zato što im oni govore u kom pravcu treba da idu. Agilni timovi imaju inspekciju u svakoj iteraciji koja im služi da se adaptiraju na promene. Greška je OK ako iz nje naučimo nešto. Najbolje inovacije na svetu nastaju iz niza grešaka, učenja, osluškivanja tržišta i prilagođavanja kupcima.

Agilna organizacija nikako ne implementira ceo projekat po unapred određenoj specifikaciji iz faze planiranja, nego implementira MVP (minimal viable product) uz minimalne troškove.

Agilni timovi imaju moćne alate za merenje kvalitativnog i kvantitativnog feedbacka tržišta.

Ciljevi se ne postavljaju kroz KPIs koji su po odeljenjima međusobno suprotstavljeni nego kroz OKRs na nivou tima i na nivou organizacije.

Kome bi ovakav način poslovanja mogao biti koristan – kakvim kompanijama i kojim poslovnim sektorima? Koji su najpopularniji agilni modeli?

Agilni način poslovanja je stvar mindseta i organizacione kulture i on odgovara bukvalno svim firmama na svetu. Pravo pitanje je koji agilni framework koristimo u kojim situacijama i u kakvim kompanijama/projektima.

Scrum je najpopularniji okvir koji se širom sveta koristi kada razvijamo inovativan proizvod za koji nismo sigurni kako tačno treba da izgleda, koji se često menja i gde nam je potrebna konstantna povratna informacija sa tržišta ili od klijenta.

Kanban je idealan kada imamo mnogo dolaznih zahteva koji su različiti po prioritetu i veličini, i kada želimo da vizuelizujemo flow nekog procesa. Kanban će učiniti da sva uska grla postanu vrlo vidljiva s obzirom na to da je potpuno transparentan.

Scrumban – hibrid između Scruma i Kanbana.

SaFe – rešava skaliranje agilnog poslovanja na celu organizaciju i veoma je dobar zato što je prirodan za tradicionalne organizacije. Rešava strateški, portfolio i nivo više različitih timova.

LeSS – takođe okvir za skaliranje Scruma i koristi se na velikim inovativnim proizvodima.

Ovo je 5 najpoznatijih okvira koji se koriste u Agile poslovanju. Nekoliko firmi je posle određenog vremena rada napravilo i nove okvire koji su postali svetski poznati kao na primer Spotify model koji je nastao u istoimenoj firmi.

Nije svaki okvir za svaki tim i firmu. Kada se kompanija odluči za agilnu transformaciju obično se prvo radi Agile Assessment sa vrlo iskusnim trenerima, koji na osnovu sagledanih procesa, odnosa između ljudi, organizacione strukture, kulture i mindseta može da odredi koji od okvira koristiti i u kojim domenima.

Koji su osnovni benefiti uvođenja agilnog poslovanja?

Skraćenje time to market – ovde treba biti veoma oprezan. Mi smo inače ko-izdavači knjige ‘Umetnost postizanja duplo više za upola manje vremena’ od Jeffa Sutherlanda koji je ‘otac’ Scruma. Nijedna metodologija na svetu vam neće omogućiti da sa istim brojem ljudi uradite duplo više posla, ali će vam reći koji poslovi su mnogo bitni za vaše tržište, koji su manje bitni, a koji su nebitni. Rezultat toga će biti – ‘Duplo više vrednosti za upola manje vremena’.

Zadovoljniji klijenti znače veći profit na duže staze, a tu su i zadovoljni zaposleni, koji nisu mikromenadžovani i koji se osećaju delom vizije organizacije. Da li ste razmišljali o tome da vaši zaposleni zajedno znaju sve, a vaši menadžeri zajedno znaju samo nešto? Zamislite kada bi to sve znanje pustili na slobodu, a menažere koristili da ga samo kanališu.

Koje su glavne karakteristike svakog agilnog tima?

Liderstvo – svaki član tima istupa i preuzima lidersku ulogu u svom domenu. Sećate li se filmova o timu super heroja? Svako ima neke svoje specijalne sposobnosti koje drugi nemaju. U različitim situacijama, svaki heroj preuzima lidersku ulogu u rešavanju problema za koji je on specijalizovan, ali ostali ne stoje sa strane nego mu pomažu. U agilnom timu ne postoji rečenica ‘To nije moj posao’. Svi rade u interesu ostvarivanja cilja, u skladu sa svojim mogućnostima.

Transparentnost – članovi agilnog tima drže sve što rade potpuno transparentnim, čak i ako kasne, i ako pogreše, i ako dobiju loše komentare klijenata. Greške ne povlače za sobom nikakve posledice, to je deo puta do uspešnog proizvoda, firme i tima.

Integritet – agilni tim je fer prema kolegama, fer prema menadžmentu i otvoren i fer prema klijentu. Ono što obeća to i ispuni, kada pogreši to je vidljivo čak i klijentu. Probajte, otvoriće vam se potpuno novi svet prelepih odnosa sa vašim klijentima.

Ljubav prema promenama – agilni timovi ne beže od promena, oni ih dočekuju kao nove izazove iz kojih će nastati njihova konkurentska prednost. Promene su dobre, potpuni preokreti su dobri, zato što smo shvatili da idemo u pogrešnom pravcu.

Kako uvesti agilni način poslovanja u svoju kompaniju?

Obično se prvo radi Agile assessment sa iskusnim trenerima. Za Coacha je veoma bitno da ima sedu kosu :). Šala naravno, mislio sam da kažem da je bitno da je taj neko imao iskustva sa mnogo tradicionalnih organizacija, da zna tačno kako one funkcionišu. Takođe je bitno da poznaje i agile načine rada i da može da pronađe u razgovoru sa menadžmentom, ljudima u kompaniji, pravi recept kako krenuti na agilno putovanje.

Moram da kažem da mi je vrlo iritantno to što sve češće čujem kako tradicionalne kompanije uopšte ne valjaju, da sve rade pogrešno i da kada se kreće u agilnu transformaciju mora da se krene frontalno i na svim nivoima. Ja na takav stav imam jedno vrlo logično pitanje. Ako tradicionalne kompanije ne rade kako treba, kako su onda porasle toliko koliko su porasle, kako tako mnogo ljudi koristi njihove proizvode godinama i zadovoljni su njima? Znači da ipak rade kako treba.

Mi agilizacijom kompanija pokušavamo da ih pomerimo jedan korak napred – a to je da budu brže, da budu inovativnije i da budu mesto gde ljudi žele da rade.

Drugi korak je obično serija kurseva koji služe da se svi ljudi u organizaciji ili delu organizacije upoznaju sa Agile-om i okvirima.

Treći korak je kretanje u agilni način rada na pilot projektu na kome gradimo Agile ambasadore koji će kasnije podstaći proširenje na celu organizaciju.

Koliko se brzo ovakva investicija isplati?

Ispričaću jednu kratku priču iz prakse. Pre nekoliko godina obratila nam se jedna firma iz Australije koja ima fabriku za proizvodnju u modnoj industriji. Imali su tri zahteva: hteli su da digitalizuju proizvodnju, da digitalizuju distribuciju i da naprave e-prodavnicu. Tražili su ponudu od nekoliko softverskih firmi za ceo projekat. Jasno je da je ovo prilično obiman projekat i da je njegova implementacija prilično kompleksna. Mi smo organizovali radionicu na kojoj smo prošli kroz sve njihove zahteve. Naravno, kao i uvek, sve je bilo bitno i sve je bilo prioritet.

Tim iz proizvodnje je hteo da ima pokriven sistem koji prati ulaz materijala, utrošak, sastavnice proizvoda, optimizaciju proizvodnih linija, kako bi smanjili troškove proizvodnje i imali dobro praćenje. Tim iz distribucije je hteo što pre da ima mogućnost bolje komunikacije sa distributerima, da im naprave rangove, programe lojalnosti, postave ciljeve, itd.  Web shop do tada nisu imali, ali se podrazumevalo da je i to prioritet.

Na radionici je uočeno da bi web shop-om dobili dodatni prihod, koji do tada nisu imali – način prodaje na globalnom tržištu.

Naš zaključak sa radionice je bio da je projekat previše veliki i previše kompleksan da bi bilo ko mogao da potpiše ugovor koji bi odredio njegov tačan završetak sa svim funkcionalnostima koje nisu bile detaljno opisane. Sa druge strane, projekat je imao potpuno nezavisne celine koje su se mogle uočiti i koje mogu samostalno da žive, bez ostalih.

Naš odgovor je bio da ne možemo da prihvatimo navedenu specifikaciju za ceo projekat zato što će se ona za dve godine promeniti za više od 50% i da ne želimo da pravimo nešto što nema vrednost ni za koga. Predlog je bio da se projekat podeli po vrednosti u module za koje možemo pojedinačno garantovati kada će biti urađeni i imati jasnu vrednost koji oni daju stakeholderima.

Klijentu se svideo drugačiji pristup i prihvatili su saradnju sa nama. Projekat je trajao ukupno dve godine, a specifikacija se promenila za više od 50%, kao što smo i rekli, ali je klijent iz projekta izašao zadovoljan.

Na kraju nam je rekao da je projekat sa nama bio gotovo besplatan. Na naše pitanje kako, pošto znamo koliko je projekat stvarno koštao, objasnio nam je da je novi kanal za prodaju preko interneta doneo novi priliv novca i zaradu koju do tada nisu imali, a sa tim prihodom je isplatio ceo projekat.

Nadam se da sam ovom pričom uspeo da odgovorim na pitanje.

Koje su najveće prepreke usvajanju agilne poslovne kulture i kako ih prevazići?

Što je kompanija veća, to je proces prelaska na agilno poslovanje duži. Ne možemo krenuti frontalno i  reći od sutra smo agilni. To je putovanje sa uspesima, padovima, izazovima i jasnom vizijom top menadžmenta, kao i željom zaposlenih za promenom.

Promena uvek mora biti i top-down i bottom up. Ako samo menadžment želi promenu, ostatak kompanije će to shvatiti kao nametanje, a ako samo zaposleni krenu u promenu to rezultuje mestimičnim ostrvima koja pokušavaju nešto da urade u okruženju koje je neprijateljsko za njih.

Još jedan od većih izazova je promena Mindseta na svim nivoima. Menadžeri treba da shvate da projekat nije specifikacija koja treba da se ispuni u određenom roku nego vrednost koja se daje stakeholderima. Takođe, treba da prestanu da mikromenadžuju ljude pošto su ih zaposlili na određene pozicije zbog njihovog znanja, treba da im dozvole da pokažu to znanje. Sa druge strane, zaposleni bi trebalo da žele da vide koja je vizija kompanije i da se identifikuju sa njom, da shvate da mogu mnogo više da doprinesu od pukog izvršavanja zadataka u opisu svog radnog mesta. Takođe, trebalo bi da preuzmu lidersku ulogu, svako u svojoj oblasti i da predlažu rešenja.

Promena organizacione strukture i procesa je složena ali mnogo lakša stvar koja se radi sa Agile Coach-em.  Postavkom Agilne strukture, mindseta i procesa dolazi i promena kulture koja je važna u smislu održanja cele promene. Više o ovome pričaćemo u nekom narednom tekstu.

Kakvi su vam planovi u narednom periodu?

Poslednjih 6 godina organizujemo najveću konferenciju u regionu na temu agilnog poslovanja pod nazivom ‘Agile Serbia konferencija’. Ove godine nam je Scrum Alijansa, zbog velikog interesovanja i uspešnosti konferencije dodelila status REA (Registered Education Ally), a konferencija više nije Agile Serbia nego ‘Regional Scrum Gathering’ koji pokriva celu jugoistočnu Evropu. Očekujemo više od 600 ljudi, imaćemo tri paralelne scene, a konferencija će biti održana u Madlenijanumu, 17-18. novembra.

Sve ove godine smo se trudili do dovedemo predavače koji su ostavili trag na svetskom nivou u ovoj oblasti, pa ćemo tako i nastaviti.

Zanimljivo je da kažem da je ove godine tema ‘Agile in IT & Beyond’ tako da ćemo ugostiti predavače iz mnogih drugih industrija (bankarstvo, telekomunikacije, FMCG) da nam prenesu njihovo iskustvo, trendove, primere i razmišljanja.

Ono što bi možda vašim čitaocima bilo interesantno je da najavimo i jesenje kurseve na temu Agile Marketing, Agile HR, Management 3.0, a spremamo i još iznenađenja.

Koristim ovu priliku da pozovem FMCG kompanije da slobodno zakorače u Agilni svet uz našu pomoć, uz uverenje da će pozitivne rezultate videti vrlo brzo.